リマインダーに入れたタスクが終わらないあなたへ― 教員の僕が定時で帰れるようになったタスク整理術 ―

皆さんは、タスク管理をどのように行っていますか？

教員という仕事は、
予期せぬタスクが山のように降ってくる仕事です。

人間が一度に記憶できる事柄は、
５〜９個と言われています。

しかし、児童指導や授業を同時並行で行っていると、
ワーキングメモリの大半を「処理」に使ってしまいます。

その状態で、さらに
「これも覚えておかなきゃ」
「あとでこれもやらなきゃ」
という記憶を保持するのは、正直かなり厳しい。

ちなみに僕は、２個が限界ですね（笑）。

リマインダーという外注先

そこで僕がやるようになったのが、リマインダーの活用です。

メモでも、付箋でも、デジタル機器でもいい。
とにかく、

「覚えておく」という仕事を、
自分の脳から外注する。

これだけで、
ワーキングメモリを記憶の保持に使わずに済み、
処理に全振りできるようになります。

結果、仕事の漏れが減り、
パフォーマンスは確実に上がりました。

しかし、衝撃の事実

ところが、ある本の要約動画を見て、
僕は驚きました。

『1440分の使い方』
という本の要約動画です。

↓本のリンク

その中で、こんな調査結果が紹介されていました。

リマインダーに登録されたタスクの多くは、
未完了のまま終わる

…皆さんはどうですか？

リマインダーのタスクがすべて消え、
空っぽになった経験はありますか？

少なくとも、僕にはありません（笑）

タスクには「種類」がある

なぜなのか。
考えてみると、タスクには種類があることに気づきました。

たとえば、

テストの丸つけ

これは、テストの種類にもよりますが、
比較的すぐに完遂できます。

こういった
「イージータスク」
には、リマインダーはとても有効です。

では、これはどうでしょう。

運動会の計画書を作る

……見るだけで
「うっ」
となりますよね。

こうしたタスクは、
手をつけるまでに時間がかかり、
気づけば締切ギリギリ。

結局、残業してなんとか仕上げる。
よくあるパターンだと思います。

このような
「重い腰タスク」
には、前回紹介したように、

マインドマップを使って
大きな仕事を細かく分解し、
タスク化する方法が有効です。

（↓前回の記事）

一番やっかいなタスク

ただ、僕が一番難しいと感じているのは、
次のようなタスクです。

・教室のより良いレイアウトを考える
・板書の構造化について勉強する

いわゆる、

「いつかやれたらいいな」タスク。

これは、自分で見つけ、自分で取り組む、
主体性が発揮できる、ワクワクするタスクです。

本来、とても大切。
やりがいにも直結します。

でも、

「いつかやれたらいいな」は、

いつまでもやらない。

そして、リマインダーに居座り続ける。

いつしか、

「まだ手をつけられてない…」
「自分って仕事できないのかな…」

と、自己肯定感が削られていく。

そのうち、
リマインダー自体を見なくなり、

「自分に合うタスク管理って何だろう？」

と、また新しい方法を探す旅に出る。

…少なくとも、僕はそうでした。

カレンダーとタスクを“結びつける”

この問題への答えの一つが、
カレンダーとタスクを紐づけることです。

先ほどの本の要約でも、
この重要性が語られていました。

たとえば、

「デジタル・シティズンシップ教育について学びたい」

と思ったら、
まずマインドマップなどでタスクを分解します。

例としては、

・誰に聞けばいいか考える
・本で学ぶ
・アウトプットの場を決める

そして、

「いつやるのか」
を、カレンダーに落とし込む。

僕は、

・その日にやるタスクはカレンダーに記入
・ゴルフやジムなど、時間がかかるものは
　開始〜終了時間まで予定として入力

こんな使い方をしています。

定時で帰れるようになった理由

こうすることで、

・タスクが完遂しやすくなる
・カレンダーを見返すことで達成感が得られる

ようになりました。

「ああ、今日はこれだけできた」
「自分、意外とやるじゃん」

と、自己肯定感も上がります。

結果として、
定時で帰れる日が爆増しました。

特に大きかったのは、

「今日やるべきタスクはこれだけ」
「これを終えたら帰っていい」

という、
“帰る条件”を自分で持てるようになったことです。

また、

「あとは何をやるんだっけ？」

と、仕事を洗い出す時間が激減し、
処理そのものに使える時間が
大幅に増えたのも理由の一つです。

見える化で、力を発揮する

ここまで読んで、

「この人、能力高いんでしょ？」

と思われたかもしれませんが、
まったくそんなことはありません。

むしろ僕は、

・不器用
・理解に時間がかかる
・周りを心配させがち

な人間です。

それでも、
今のような働き方ができているのは、

タスクを見える化したから

ただ、それだけです。

能力ではなく、
使い方の問題だったんだと思います。

このジーニーには、
こうした「豊かに生きる」ためのヒントが、
たくさん詰まっています。

ぜひ、無料相談会に参加してみてください。

チャンスは、
いつも皆さんのすぐそばにあります。

今日は、これでおしまい。